Debemos aprender a comunicarnos en el trabajo

Comunicarse dentro de una empresa en ocasiones no resulta fácil.

Comunicarse es importante en todas las facetas de la vida siendo una de ellas la profesional. Para ello, debemos preguntarnos si verdaderamente nos comunicamos de forma adecuada. Podemos pensar que sí, pero puede ser, que en realidad, sea todo lo contrario. De allí la necesidad de aprender cómo comunicarse.

Comunicarse dentro de una empresa en ocasiones no resulta fácil. Recuerde, por ejemplo, una situación en la cual usted fue dejado de lado, o simplemente no se le proporcionó ninguna información. Por ejemplo, usted terminó un proyecto importante sin ser reconocido, cuando se hicieron cambios de personal en su división sin que le avisaran, o cuando nadie respondió a un memorando que usted diligentemente había redactado.

Probablemente se sintió excluido, menospreciado y fastidiado. Recordar esas experiencias y cómo reaccionó puede serle útil para dar el primer paso y lograr una comunicación clara y directa. Estas son las etapas que usted puede seguir para abrir los canales de comunicación a su alrededor

Concentre su atención

Escuchar con atención es fundamental para comunicarse. Todos nos escuchamos mutuamente, en el sentido de que oímos nuestras voces y sonidos, pero escuchar verdaderamente es menos frecuente. Eso implica prestar atención a todo lo que expresa una persona: las palabras tanto como el lenguaje corporal y los signos subliminales que salen a relucir, los gestos de una persona, el tono, la intensidad de la voz, lo lejos o cerca que se sitúe durante una conversación, todo expresa un mensaje diferente de entusiasmo, confianza, concordancia o desacuerdo, cordialidad o frialdad. Incluso las palabras pueden tener muchas posibles interpretaciones. Por ejemplo, un empleado que se queja de su tiempo limitado quizá pretende expresar que necesita pasar más tiempo con sus hijos que evaluando el desarrollo de un proyecto. Evite escuchar a medias o, peor aún, atender sólo mitad de lo que se expresa. Elimine todo tipo de diseción física, como llamadas telefónicas, interrupciones o urgencias ficticias, y distracciones mentales, como impaciencia, reacciones defensivas o emocionales hacia el interlocutor. Es fácil permitir e incluso alentar distracciones cuando por algún motivo no queremos escuchar, de modo que analice las distracciones que desconcentran su atención. Otro aspecto de la “atención” es hacer preguntas, llegar al meollo de lo que la gente pretende decir y significar. A veces, simplemente con preguntar: 

“¿Qué quiere decir?” o “¿Podría explicarse un poco más?” se puede obtener mayor información. No sea un interlocutor pasivo; extraiga la información, conozca las motivaciones y los sentimientos de la otra persona. En estas ocasiones, a menudo se suele arriesgar una solución o una sugerencia antes que preguntar y analizar. Elimine esa impaciencia, ese deseo de resolverlo todo inmediatamente. Deténgase, escuche y pregunte.

RESOLVER CONFLICTOS ANTES QUE ESTALLEN...

Los enfrentamientos, desacuerdos, e incluso las apasionadas objeciones son un aspecto habitual dentro de las empresas, pero cuando los conflictos se transforman en resentimiento y en un terreno para la competencia, eso indica que se han roto todas las vías de comunicación. Algo anda mal cuando surgen el desorden y los malentendidos, cuando se pierden los objetivos, y se tergiversan los mensajes. Aún cuando los conflictos inevitables, no deben ser peligrosos ni perjudiciales. Mucha gente prefiere actuar como si el conflicto no existiera y esperan simplemente que desaparezcan los motivos que lo generaron. La sola idea de tener que afrontar un conflicto es alarmante. A primera vista, esas emociones parecen más fáciles de prever que el riesgo de exponerse a las consecuencias de un conflicto, como la pérdida del control, o del respeto. Sin embargo, muchos encubrimos el conflicto y nuestro disgusto de diferentes maneras, algunas más transparentes que otras. Podemos ser reprimidos, pasivos, estoicos o indiferentes, y contener nuestro enojo; ser evasivos, y transformar nuestro disgusto en irritabilidad y afecciones psicosomáticas, o desviar la agresión hacia otros asuntos que no guardan relación con el tema; o bien ser el agresor, que utiliza su enojo como un arma para atacar, controlar y manipular.

ES SANO PROMOVER LA EVALUACIÓN

Pocos individuos están tan seguros como para no necesitar del respeto y la consideración de los demás. Por lo tanto, este deseo de información es, en parte, una necesidad de aprobación, de afirmación de nuestras capacidades, esfuerzos y puntos de vista. Esta necesidad de respuesta tiene aún más peso en el trabajo, ya que estimula el rendimiento y la productividad. La información de los resultados, ya sea en forma de evaluaciones o de opiniones informales, pone en claro las responsabilidades, las funciones y las expectativas, y, en última instancia, motiva al personal, hacer las metas más claras y asequibles.

Todos los empleados necesitan este tipo de evaluación, sin importar lo mucho o poco que hayan rendido, ni el lugar que ocupen en la escala jerárquica.