Por Nahum Montagud Rubio / Psicología y Mente
En el ámbito empresarial es muy habitual utilizar los términos de eficacia y eficiencia como si fueran sinónimos. Sin embargo, son dos conceptos que difieren en algunos matices.
Pese a tratarse de un error común, es muy importante saber diferenciar ambos conceptos dada su importancia en disciplinas como la economía o, más relacionada con el ámbito de la psicología, el campo de la investigación científica.
En este artículo vamos a ver ambos términos de acuerdo a su significado real, destacando en qué difieren y poniendo ejemplos para facilitar su comprensión. En definitiva, veremos cuáles son las diferencias entre la eficacia y la eficiencia.
¿QUÉ SIGNIFICAN LOS TÉRMINOS EFICACIA Y EFICIENCIA?
Ambas palabras son muy utilizadas de forma sinónima, tanto en la cultura general como en un ámbito tan específico como lo es la economía. De hecho, no fue hasta los años 80’ que, ya de forma oficial, los diccionarios de lengua española empezaron a diferenciar entre eficacia y eficiencia, en parte gracias al interés que surgió en aquella década en el área de la administración y la gerencia.
SIGNIFICADO DE EFICACIA
La palabra eficacia hace referencia a la capacidad de alcanzar los objetivos establecidos por una organización. Así pues, se es eficaz cuando se logra alcanzar la meta acordada desde el principio, independientemente de cómo se haya conseguido o el proceso que se ha seguido para llegar a su consecución.
SIGNIFICADO DE EFICIENCIA
Por otro lado, el término eficiencia se refiere a la capacidad de alcanzar el objetivo planeado sin derrochar los recursos destinados para ello. Es decir, que se utilicen los recursos de la forma más económica posible con la intención de llegar a la meta deseada.
DIFERENCIAS
De estas dos definiciones podemos extraer que la principal diferencia es el hecho de si se tiene en cuenta si los recursos han sido debidamente consumidos o no. Se es eficaz cuando se logra el objetivo, independientemente de si se han malgastado o no los recursos, y se es eficiente cuando se logra ese objetivo haciendo el mejor uso de lo que se tiene.
Así pues, una pregunta que puede surgir una vez definidos ambos conceptos es si se puede ser eficaz sin ser eficiente o viceversa. Se puede ser eficaz, es decir, llegar al objetivo acordado, pero sin ser eficiente, por lo tanto, gastando más recursos que los necesarios. También puede suceder lo contrario: ser eficiente, haber gastado menos recursos de lo necesario, sin ser eficaces, no haber alcanzado el objetivo deseado o tal como se quería cumplir.
En cualquier caso, debemos tener en cuenta que tato la eficacia como la eficiencia son conceptos importantes en la administración de empresas y en el ámbito de los Recursos Humanos. Parte del rendimiento de los trabajadores y de los departamentos depende de las dinámicas de trabajo aplicadas, y parte tiene que ver con variables individuales de cada miembro de la organización: nivel de conocimientos técnicos, soft skills, actitudes y creencias, etc.
CARACTERÍSTICAS DE LA EFICACIA Y CÁLCULO
Este término se enfoca en los objetivos o resultados del proceso, sin tenerse en cuenta la manera en que han sido conseguidos o si se ha hecho un mal uso de los recursos.
Comprobar si se han logrado los objetivos es algo que se puede hacer de una forma objetiva y cuantificable. La eficacia se mide en función del resultado obtenido, comparándolo con el resultado que se esperaba en un principio.
Relacionándolo con el ámbito de la salud, decimos que un tratamiento es eficaz cuando este se ha estudiado en condiciones de laboratorio y ha mostrado ser útil para mejorar una determinada problemática, como podría ser un trastorno psicológico o una enfermedad.
Sin embargo, debe destacarse que el hecho de que un tratamiento haya mostrado eficacia experimentalmente, no significa que vaya a tener los mismos resultados al ser utilizado en la práctica clínica, dado que los pacientes pueden presentar múltiples características que no fueron tenidas en cuenta en condiciones experimentales.
Para calcular de forma sencilla la eficacia de, por ejemplo, una empresa, se puede utilizar la siguiente fórmula.
(resultado obtenido x 100)/ resultado esperado = % de eficacia
Pongamos un ejemplo práctico. Una empresa de lácteos tiene por objetivo producir 100 yogures diarios, pero hoy ha hecho 150. Así pues:
(150 yogures x 100)/100 = 150% de eficacia
El tener una eficacia de 150 % significa que han producido más de lo que se había planeado en un principio, es decir, que han sido más eficaces de lo que se deseaba.
CARACTERÍSTICAS DE LA EFICIENCIA Y CÁLCULO
La eficiencia hace referencia a la capacidad de alcanzar el objetivo sin utilizar más recursos de los que son estrictamente necesarios. El grado en el que se es eficiente es algo subjetivo y cualitativo.
Así pues, la eficiencia no únicamente se limita a lograr la meta, sino que también pretende obtener el mejor resultado haciendo el uso más provechoso de los recursos. Parte de la premisa de minimizar los costos y maximizar los resultados, por lo tanto, se enfoca en el proceso por el cual se obtienen los productos.
Un tratamiento psicológico o farmacológico es eficiente cuando éste influye positivamente en el problema a tratar con unos costes bajos, ya sean sociales o individuales. Por ejemplo, si un fármaco mejora el estado anímico pero es extremadamente caro será poco eficiente porque, pese lograr tratar un problema de salud, su producción implica un coste demasiado elevado.
Medir la eficiencia implica tenerse en cuenta la relación entre los resultados obtenidos y el costo real, comparándolos con los resultados previstos y el costo previsto.
Ser eficiente no es únicamente no derrochar los recursos, es también detectar qué se está haciendo mal y qué influye en los resultados, para poder así reencauzar el proceso de producción y evitar que se malgasten los recursos.
Para calcular la eficiencia pueden tenerse en cuenta factores subjetivos, como, por ejemplo, las cualidades del producto o lo atractivo que resulta para el mercado, sin embargo, lo fundamental en su cálculo es el de tenerse en cuenta factores como son el gasto invertido, el tipo de recursos utilizados, el tiempo de elaboración…
FÓRMULA PARA CALCULAR LA EFICIENCIA
El cálculo de la eficiencia es un tanto más complicado que el de la eficacia. Por este motivo, el siguiente ejemplo será presentado de una forma mucho más detallada.
Básicamente se deben seguir las siguientes fórmulas:
Resultado obtenido / (gasto invertido x tiempo de trabajo).
Resultado esperado / (gasto esperado x tiempo esperado).
Se dividen ambos coeficientes y el resultado muestra el nivel de eficiencia.
Para ejemplificarlo, volvamos al caso de la fábrica de lácteos. Imaginémonos que esta fábrica produce 150 yogures en menos de 24 horas a un costo de 1 € cada uno, teniéndose como objetivo llegar a 100 por día a un costo de 1,20 €. Teniéndose en cuenta estos datos, los cálculos serían los siguientes:
150 yogures producidos / (1 € de gasto invertido x 24 horas) = 6,25 100 yogures esperados / (1,20 € gasto esperado x 24 horas) = 3,5 6,25 / 3,5 = 1,78
Hemos obtenido que la eficiencia tiene un valor de 1,78. Al ser mayor que 1, significa que el trabajo es eficiente, dado que implica que no se ha gastado más de lo necesario, sino más bien lo contrario, se ha obtenido una mayor cantidad de la esperada invirtiendo menos.